Muito para fazer, em pouco tempo

O volume de trabalho de um Designer de Livros não é diferente de nenhum outro designer, ou de nenhum outro trabalhador. Seja um freelancer ou um empregado, existem dias em que  temos toneladas de coisas a serem feitas, em um tempo muito curto.

Problemas como procrastinação e falta de organização dificultam ainda mais o processo, tornando muito mais difícil entregar o trabaho em dia, e ainda fazer sobrar tempo para ficar com a família ou sair com os amigos. Faz com que você tenha que trabalhar de madrugada, virar noites, fazer hora extra, trabalhar sob pressão. Isso prejuica sua vida pessoal e sua saúde, e também faz com que não sobre tempo para fazer um curso sobre aquele aplicativo novo, ou assistir a uma palestra para trazer novas idéias. Ou seja, viver dessa forma é improdutivo e prejudicial.

Mas como sair desse “círculo vicioso”? Como deixar a procrastinação de lado, que método utilizar para manter suas tarefas e projetos em ordem? São muitas perguntas e, ao mesmo tempo, tantas respostas, que fica complicado encontrar uma solução. Muitos já devem ter ouvido falar do método GTD, criado por David Allen (e que virou livro, aqui no Brasil, com o nome de A Arte de Fazer Acontecer), que ajuda muitos, mas que pode atrapalhar quem não consegue seguir uma rotina ortodoxa. Para usuários assíduos de computador, não faltam opções de aplicativos, tanto para Mac quanto para Windows. Há também sites que funcionam com aplicativos, como o Evernote.

Meio arcaico, mas inteligente.

Para acompanhar mais matérias a respeito de GTD, aconselho o Efetividade e o Chega de Bagunça, em Português e a seção do 43 folders para o assunto, em Inglês.

Leo Babauta criou o blog Zen Habits, e escreveu o livro Zen to Done (que pode ser comprado e baixado pela internet, que exemplo!), aonde captou alguns conceitos do GTD e de outro métodos de produtividade e os reuniu em seu método, o ZTD. De forma gradual, ele recomenda que você modifique os hábitos de sua vida, pouco a pouco, alguns passos por vez. Adquiri o livro, e pretendo anexar as medidas que ele sugere em meu simples método de gerenciamento de tarefas. Se não quiser adquirir o livro, o próprio blog é uma versão extendida de tudo o que Leo resume no livro. Suas 10 dicas são:

1. Coletar informações sempre;
2. Processe, faça tudo o que deve ser feito, sem enrolar;
3. Planeje tarefas para cada dia e por semana;
4. Faça uma coisa de cada vez, com foco e concentração;
5. Simplifique, mantendo pequenas listas diárias, sempre atualizadas;
6. Organize, mantenha seus itens arrumados;
7. Revise seus objetivos e tarefas semanalmente;
8. Simplifique seus objetivos e tarefas o máximo que puder;
9. Especifique e cumpra rotinas;
10. Encontre sua paixão e trabalhe nela.

Diagramação bonitinha, em formato online!

Para quem não quer seguir nenhum método em especial, mas gostaria de ter algo que gerenciasse suas tarefas de forma simples, em qualquer lugar, existem muitos sites, no melhor estilo Web 2.0, que podem resolver seu problema. O melhor, na minha opinião, é o Remember The Milk. Gratuito e em Português, ele permite que você crie infinitas listas, cada qual com suas tarefas. É possível estabelecer datas limites e repetições para cada tarefa. Você também pode receber notificações por email, por SMS, por Twitter, baixar um widget para Mac, aplicativo para iPhone, enfim, tudo para que você se mantenha sempre em dia com suas tarefas. O RTM não resolveu completamente minha vida, mas evita que eu esqueça de compromissos e também de tudo o que eu tenho que fazer.

E quanto à procrastinação, o que fazer para se livrar dela? De que adianta dominar métodos de organização de tarefas, se você passa todos os dias adiando uma por uma para o dia seguinte? Aí temos um problema bem mais profundo, de ordem psicológica e social. A dica mais simples para o caso é: força de vontade, levante-se do sofá e faça! Mas que disse que isso é fácil? No mês de outubro, a revista Superinteressante publicou uma matéria a respeito, e deu as seguintes dicas, bem parecidas com o ZTD:

1. Aprenda a dizer não, se não puder cumprir;
2. Não agende resolva já!;
3. Concentre-se;
4. Veja o lado bom das tarefas chatas;
5. Não terha medo de errar.

Mais dicas no site do Erhnam. Então, visite sites, pesquise, misture fórmulas, monte seu método, e pare de dormir às três da manhã já!